La BDSL accompagne les bibliothèques dans leur démarche d'informatisation. Ce dossier vous permettra de comprendre le sens et le processus de la mise en place d'un SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque).
Un processus logique
L’informatisation de la gestion d’une bibliothèque relève d’un processus engageant des personnes, des moyens, des structures pendant plusieurs mois, mobilisant des équipes qui vont devoir échanger, travailler ensemble, alors qu’elles n’avaient bien souvent aucune culture, vocabulaire, projets communs, déjà un projet dans le projet.
Il est donc important d’agir en bon ordre et de manière réfléchie en amont, de maîtriser tous les éléments du projet, d'avoir une bonne connaissance du contexte, d'identifier tous les acteurs, de définir tous les objectifs de l'opération, d'avoir une idée précise des enjeux et des conséquences du projet ; c’est l’objet de l’étude en lien avec la BDSL qui va vous accompagner tout au long du projet.
Le contexte
Informatiser une bibliothèque, c'est se doter d'un ou de plusieurs outils au service de son projet. Il est important de rappeler que l’informatisation n’est pas une fin en soi, son objectif étant d'améliorer les services déjà rendus aux usagers et de leur en offrir de nouveaux par l'intégration de solutions innovantes.
L'informatisation doit s’inscrire dans un projet global dont les orientations doivent être définies dans le projet culturel et scientifique de la bibliothèque, document défini par le décret sur la DGD paru le 7 juillet 2010 et la circulaire d’application en date du 17 février 2011. La BDSL peut vous accompagner dans la rédaction de ce document.
Les fonctionnalités du logiciel couramment appelé Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB)
Le logiciel, le fameux SIGB, est un outil de gestion de l’activité de la bibliothèque, il doit apporter des solutions afin d'automatiser et faciliter les actions de ses différents acteurs : catalogueurs, personnels administratifs, prêteurs, usagers. Même si la plupart des SIGB reposent sur les mêmes fonctionnalités, il est utile de dresser la liste exhaustive de celles qui sont indispensables au projet, ne serait-ce que pour organiser la mise en œuvre.
Vous trouverez une liste de ces fonctionnalités dans un autre article....
Le cahier des charges
La rédaction d’un cahier des charges est obligatoire, il doit comprendre :
- une étude de l’existant
- un recensement des besoins
- la description de la solution souhaitée
- la définition de la procédure de mise en œuvre
La BDSL vous propose un modèle de cahier des charges
La consultation des éditeurs de logiciels
Concernant les achats inférieurs à 40 000 € HT, ce qui est le cas de la plupart des informatisations, la mise en concurrence n'est pas obligatoire.
Il convient toutefois de respecter certains principes. Ainsi, par exemple, une commande peut être passée directement auprès d'un fournisseur, mais il est fortement recommandé d'avoir, au préalable, soit fait établir trois devis, soit d'avoir consulté plusieurs catalogues.
L’étude des offres
Les offres des fournisseurs doivent être analysées au regard du cahier des charges.
La mise en place de tableaux de comparaison va permettre de comparer les prix, les fonctionnalités, les compatibilités, de hiérarchiser les différentes propositions en les notant. La BDSL vous propose une grille d'analyse des offres
Il peut être utile de prévoir des consultations complémentaires : visites, demandes d'informations supplémentaires en cas de doute.
L'étude doit déboucher sur un classement des offres qui définira l'offre qui sera retenue.
Les subventions
Le choix réalisé, il convient d'envoyer les demandes de subventions aux différents organismes, accompagnées de différents devis ; la commande ne peut être faite avant réception des avis d’obtention des subventions, sauf réglementations particulières.
Toute demande devra être justifiée par une délibération soit du Conseil municipal soit du Conseil communautaire dans le cas d'une gestion intercommunale. Le PSC (projet scientifique et culturel) fait partie des pièces à fournir.
La commande
Les commandes peuvent partir aux différents prestataires, matériel, logiciel, consommables, selon les procédures en vigueur.
Paramétrage
Un logiciel de bibliothèque est un produit standard qui s’adresse uniformément aux différents types de bibliothèques : Bibliothèques municipales de petites ou de grandes villes, Bibliothèques départementales de prêt, réseaux de bibliothèques ; il va falloir l’adapter, le paramétrer avec les spécifications établies dans le cahier des charges.
Ce paramétrage va conditionner le fonctionnement de la bibliothèque : droits des utilisateurs du logiciel, règles de prêt, des éditions des différents courriers et des pratiques d'envois.
Ce paramétrage doit être effectué au moment de l'installation, même si l'on peut le reprendre par la suite, il est souvent plus compliqué d'avoir accès à un interlocuteur de la société et il est aussi parfois difficile de changer des règles en cours de fonctionnement, notamment pour les statistiques.
Formation
La formation a pour objectif de rendre les utilisateurs autonomes en fonction de leur posture et de leurs rôles dans la bibliothèque : elle est effectuée par le fournisseur de la solution informatique, on peut distinguer plusieurs profils d‘utilisateurs à former :
- les usagers de la bibliothèque, principalement à l’utilisation de l’OPAC : ils seront formés par l’équipe de bibliothécaires.
- le personnel professionnel ou bénévole qui aura à effectuer les tâches quotidiennes sur le logiciel.
La mise en service
Avant la mise en service du SIGB, il va falloir saisir l'ensemble des données nécessaires à son fonctionnement.- La saisie de la base bibliographique : saisir une notice dans les années 90 prenait environ 20 minutes, aujourd'hui grâce aux possibles récupérations, et notamment celle de la BNF, nous sommes plus proche de deux minutes.
Cette opération comprend deux phases :
- la création par récupération de la notice bibliographique, une information standard que l'on peut garder en l'état avec les différentes zones et notamment les vedettes.
- la création de l'exemplaire qui sera lié à la notice et va contenir les informations locales : cote, emplacement, section, catégories statistiques...
- La saisies des usagers : il faut saisir dans le logiciel les informations concernant les usagers et leurs droits : Nom, adresse, catégorie CSP, adresse mail …
- La saisie des contenus du portail
La déclaration à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté)
Vous avez le devoir de déclarer l'utilisation d'un fichier d'informations nominatives auprès de la CNIL.
Suite à l’entrée en application du RGPD, les normes simplifiées, dispenses et autorisations uniques adoptées par la CNIL n’ont plus de valeur juridique à compter du 25 mai 2018. Dans l’attente de la production de référentiels RGPD, la CNIL a décidé d'en maintenir certaines accessibles, afin de permettre aux responsables de traitement d’orienter leurs premières actions de mise en conformité.
En cas de difficulté, vous pouvez contacter un conseiller CNIL au 01.53.73.22.22
Le suivi
L'outil informatique, SIGB ou portail doit être disponible à tout moment, un contrat de maintenance doit être établi entre la collectivité et la société d'informatique ; il comprendra les conditions de la maintenance, les délais d'intervention, les coûts éventuels de développements spécifiques, les conditions de mise à jour du produit.
Les modalités d'intervention : télémaintenance, assistance téléphonique, doivent être définies dans le cahier des charges. On mesure malheureusement l'importance de ce contrat en général quand on est face aux problèmes.
Il faut aussi prévoir des coûts de fonctionnement liés à l’hébergement et à la maintenance.