Le SIGB, acronyme de Système Intégré de Gestion de bibliothèque, est un logiciel informatique conçu spécifiquement pour les bibliothèques. S'agissant de logiciels dédiés aux usages d'une profession, on parle parfois de progiciel, contraction de "professionnel" et "logiciel".
Les SIGB sont nés dès les années 80. Les pratiques très normées des bibliothécaires se prêtant parfaitement au monde numérique, les informaticiens ont pu très facilement développer des programmes de gestion de leurs catalogues.
Une réactivité qui aujourd'hui, malheureusement, isole les bibliothèques, ces systèmes informatiques ont été conçus avant l'avènement du web qui utilise des technologies très standards pour lesquelles nos normes hyperspécialisées ne sont pas adaptées. Ceci dit, nous devrions, grâce à l'évolution de nos normes et aux efforts des éditeurs bientôt rattraper ce retard.
Aujourd'hui, il existe de nombreux SIGB développés par des éditeurs de logiciels. Le cabinet TOSCA propose une étude annuelle dans laquelle vous trouverez des informations sur ces différentes sociétés.
Un SIGB, ça sert à quoi ?
Le SIGB, est un outil de gestion de l’activité de la bibliothèque, il doit apporter des solutions afin d'automatiser et faciliter les actions de ses différents acteurs : catalogueurs, personnels administratifs, prêteurs, usagers. On parle parfois de couteau suisse des bibliothèques.
Sans entrer dans une liste exhaustive des fonctionnalités pouvant être proposées par les différents logiciels, les principales sont :
La création et la gestion de la base bibliographique
La base bibliographique est l'élément central du SIGB. Elle est constituée de notices qui décrivent les différents livres présents de la bibliothèque, ainsi que les autres documents : documents sonores, vidéos, livres lus... Ces notices sont soit saisies par les agents de la bibliothèque avec l'outil de catalogage du logiciel, soit récupérées dans des bases extérieures en utilisant des « passerelles informatiques ».
L'interrogation du catalogue
La base bibliographique doit être interrogeable à partir d'une interface, l'OPAC (Online Public Access Catalog).
Pour que cette interface fonctionne correctement, il est important que les informations collectées soient organisées et structurées, certains champs de saisie sont ainsi soumis à des listes de référence qui vont faire « autorité ». Les principaux champs soumis à autorité sont ceux des auteurs, des éditeurs, des collections, des vedettes d'indexation, mais on peut aussi en imaginer d'autres : tranches d'âge, emplacements...
Des champs qui vont constituer autant de facettes utilisables pour structurer la recherche.
La gestion des prêts et des usagers
C'est une partie du SIGB qui va permettre de saisir les informations des emprunteurs : nom, prénom, date de naissance, CSP (Catégories Sociaux Professionnelles) , adresse messagerie..., de leur attribuer des droits spécifiques : nombre de documents empruntables, durée de prêts...
Ce module va gérer la circulation des documents en liant des exemplaires aux lecteurs.
La plupart des logiciels permettent l'envoi automatique de courriers de relance, la consultation du compte, la prolongation des prêts à distance via le portail.
Dans le cas des réseaux de bibliothèques de plus en plus fréquents, le module de gestion doit intégrer leur fonctionnement particulier : fichier d'emprunteurs commun, gestion des emplacements...
Il existe une grande diversité de fonctionnement des bibliothèques dans leurs relations avec leurs usagers ; cette partie doit donc être particulièrement bien décrite dans le cahier des charges.
La gestion des périodiques
Ce module permet de gérer les collections de périodiques, suivi et contrôle de la réception des fascicules, saisie des contenus, relance des numéros manquants.
La gestion des acquisitions
La plupart des SIGB intègrent une gestion des acquisitions permettant de suivre le circuit d'arrivée des documents, de gérer des budgets.
Les statistiques
Avoir des statistiques sur les emprunteurs, sur les prêts, sur les acquisitions, par type de documents, par sections... est indispensable pour rendre compte à la collectivité et auprès de tous les acteurs et partenaires des résultats de l’action de la bibliothèque. La solution retenue devra prendre en compte tous ces besoins.
Certains logiciels proposent par exemple des exportations de données qui correspondent aux attentes des statistiques du SLL (Service du Livre et de la lecture).
L’administration du logiciel
C’est une partie intéressant plus particulièrement les personnes en charge du suivi du logiciel selon leur niveau de compétence et leurs besoins. Il est important de savoir que certains logiciels sont très paramétrables et adaptables et que d'autres sont beaucoup plus verrouillés. Ceci dit, il est inutile de vouloir accéder aux fonctionnalités les plus poussées du logiciel si le besoin n'est pas présent ; pour les équipes de bénévoles par exemple, il est même parfois rassurant d'avoir un logiciel dans lequel on est « sûr de ne rien pouvoir casser ».
C'est dans cette partie que l'on va pouvoir, par exemple, nettoyer la base, exporter des notices pour un autre relais, intégrer les notices de documents de la BDP.
A cette liste s’ajoutent bien d'autres fonctionnalités que chacun jugera bon d'étudier selon ses propres spécificités.
Les fonctionnalités du portail
Son rôle est double : c'est une interface de services qui permet de communiquer avec le public sur l’activité de la bibliothèque et c'est en même temps un espace numérique social et culturel.
Une interface de services qui sert à :
- communiquer sur l'offre documentaire physique de la bibliothèque via l'OPAC WEB (Online Public Access Catalog) : un lien est établi entre le SIGB et le portail via des « services Web » pour permettre par exemple l'interrogation en temps réel de la disponibilité des exemplaires.
- élargir l'offre documentaire à des ressources extérieures : presse en ligne, musique en ligne, livres numériques...
- donner accès aux services de la bibliothèque : consultation du compte lecteur, réservation en ligne, messageries,,,
- offrir à la bibliothèque une plate-forme de communication de ses différentes actions : animations, événements, expositions...
Les catalogues proposés sur les portails bénéficient aujourd'hui de nombreux enrichissements, vignettes de couverture, résumés issus de sites de libraires, biographies de Wikipédia... ; des liens sont établis entre données de la bibliothèque et données extérieures.
Ils sont capables de proposer des recherches adaptées aux nouveaux usages en proposant par exemple des tris de résultats par « facettes ».