A la réception de votre commande, chaque titre sera intégré à l’inventaire soit papier si la bibliothèque n’est pas informatisée, soit dans le SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque) par l’apposition d’un code à barres.
Chaque titre sera estampillé grâce à l’apposition d’un tampon stipulant la propriété de la bibliothèque à minima sur la page de titre.
C’est ensuite l’étape du traitement documentaire, étape qui permettra d’identifier le livre dans votre catalogue.
Le catalogage
Le fameux catalogage ! Son but est de décrire précisément le livre pour le retrouver ensuite facilement informatiquement et physiquement. Il permet ainsi de connaitre ce que possède la bibliothèque et permettre aux usagers de choisir le document qui correspond à leur demande. La description des livres est normalisée par l’ISBD (International standard bibliographic description) et est soumise au format Unimarc. Cela permet ainsi d’échanger les notices entre bibliothèques et de rendre les données lisibles sur les catalogues grand public, quel que soit le SIGB.
En feuilletant l’ouvrage, vous trouverez les éléments pour le décrire et compléter
- la notice bibliographique qui décrit le livre
o Titre, sous-titre
o Titre de série, numéro du tome pour les séries et les bandes dessinées
o Nom de l’auteur,
o Nom des co-auteurs, pour les BD scénariste, dessinateur, pour la jeunesse les illustrateurs
o ISBN international standard book number (le code à barre unique pour chaque livre imprimé au dos de la couverture)
o Editeur, date de publication
o Collation : nombre de pages…
o Résumé
o L’indice Dewey
o Les mots matières
o Etc.
- la notice catalographique qui décrit l’exemplaire
o Le numéro de code à barre
o La disponibilité : en prêt, en rayon, perdu, désherbé
o La cote que vous aurez définie
Il est conseillé de décrire un livre au minimum avec ces éléments :
Titre
Auteur
Éditeur : nom éditeur, année d’édition
Caractéristiques physiques : nb de pages…
Résumé
ISBN
Ces informations sont à rechercher en priorité sur la page de titre, puis dans les autres parties du livre si elles ne sont pas présentes sur cette page.
Pour le titre :
- Retranscrivez-le tel qu’il est écrit : abréviations, chiffres, parenthèses…
- Prenez le titre du tome pour les séries et les bandes dessinées
Pour les séries, les bandes dessinées ou les périodiques :
- Précisez le nom de la série et le numéro du tome
- Précisez le titre des principaux articles pour les périodiques
La récupération de notices existantes
A noter, à tout moment, vous pouvez récupérer une notice d’un titre présent dans notre catalogue et l’importer dans votre SIGB.
Vous pouvez également utiliser MoCCAM-en-ligne, qui est un service gratuit de récupération de notices (au format UNIMARC ISO 2709).
Sans condition, ni engagement, facile, MoCCAM récupère les notices de la BNF et du site https://www.leslibraires.fr/ lorsque celles-ci ne sont pas encore disponibles, les nouveautés par exemple. Il n’est pas nécessaire de corriger ces notices.
Un guide de l’utilisateur est disponible dans la rubrique « Aide » de MoCCAM.
L'indexation
L’indexation est une opération de description, afin de traduire le contenu d’un document dans une classification donnée (indices Dewey) et avec un ou des mots matière (Rameau ou Blanc-Montmayeur).
Pour cela, il faut :
- analyser le contenu du document,
- dégager le sujet principal, éventuellement sous ses différents aspects
Les mots matière (ou vedettes matière) permettent de retrouver un document en faisant une recherche par sujet.
Il existe plusieurs formes d’indexation matière, dans tous les cas il s’agit d’un langage contrôlé, plus ou moins hiérarchisé grâce à des listes de mots-clés. Les plus répandus sont le thésaurus Rameau (Répertoire d'Autorités-Matière Encyclopédique et Alphabétique Unifié) et la liste de mots-clés Blanc-Montmayeur (langage naturel, courant).
A partir des indices Dewey, on déterminera une cote, créée à partir d’un indice simplifié auquel on ajoute, la plupart du temps, les trois premières lettres du nom de l’auteur. Comment coter? La suite dans cet article.
II faut distinguer l'indice : groupe de chiffres qui correspond au contenu de l'ouvrage, de la cote : « l’adresse » du livre dans la bibliothèque.
Si un document peut avoir en théorie plusieurs indices, il faudra choisir une seule cote, car ce choix détermine la place du document sur les rayonnages.
Le livre est ensuite équipé en apposant les cotes, les bandes de couleur pour les tranches d’âge en jeunesse, les étiquettes ou pastilles pour signaler un fonds particulier (ex : LV), les bandes de renfort. Il est ensuite filmé partiellement ou totalement selon vos choix.
Il peut alors être mis en rayon pour être prêté.
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