La Bibliothèque de Saône-et-Loire (BDSL) accompagne les bibliothèques dans leur démarche d'informatisation. Ce dossier vous permettra de comprendre le sens et le processus de la mise en place d'un SIGB (Système Intégré de Gestion de  Bibliothèque).

Un processus logique

L’informatisation de la gestion d’une bibliothèque relève d’un processus engageant des personnes, des moyens, des structures pendant plusieurs mois, mobilisant des équipes qui vont devoir échanger, travailler ensemble, alors qu’elles n’avaient bien souvent aucune culture, vocabulaire, projets communs, déjà un projet dans le projet.

Il est donc important d’agir en bon ordre et de manière réfléchie en amont, de maîtriser tous les éléments du projet, d'avoir une bonne connaissance du contexte : c’est l’objet de l’étude en lien avec la BDSL qui va vous accompagner tout au long du projet.

Le contexte

Informatiser une bibliothèque, c'est se doter d'un ou de plusieurs outils au service de son projet. Il est important de rappeler que l’informatisation n’est pas une fin en soi, son objectif étant d'améliorer les services déjà rendus aux usagers et de leur en offrir de nouveaux par l'intégration de solutions innovantes.
L'informatisation doit s’inscrire dans un projet global dont les orientations doivent être définies dans le projet culturel et scientifique de la bibliothèque. La BDSL peut vous accompagner dans la rédaction de ce document.

Les fonctionnalités du logiciel couramment appelé SIGB

Le SIGB, est un outil de gestion de l’activité de la bibliothèque qui doit apporter des solutions afin d'automatiser et faciliter les actions de ses différents acteurs : catalogueurs, personnels administratifs, prêteurs, usagers. Les SIGB reposent sur les mêmes fonctionnalités : consultation  pour l'usager, acquisition, gestion des périodiques, contrôle bibliographique, circulation des documents, statistiques, administration... Néanmoins, les fonctionnalités de certains SIGB vous sembleront bien plus pratique que d'autres.

Le cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges est obligatoire, il doit comprendre :

• une étude de l’existant
• un recensement des besoins
• la description de la solution souhaitée
• la définition de la procédure de mise en œuvre
   modèle de cahier des charges267.93 Ko

La consultation des éditeurs de logiciels

 Une commande peut être passée directement auprès d'un fournisseur, mais il est fortement recommandé d'avoir, au préalable, soit fait établir trois devis, soit d'avoir consulté plusieurs catalogues.

L’étude des offres

Les offres des fournisseurs doivent être analysées au regard du cahier des charges.
La mise en place de tableaux de comparaison va permettre de comparer les prix, les fonctionnalités, les compatibilités, de hiérarchiser les différentes propositions en les notant. La BDSL vous propose une grille d'analyse des offres267.65 Ko
Il peut être utile de prévoir des consultations complémentaires : visites, demandes d'informations supplémentaires en cas de doute.
L'étude doit déboucher sur un classement des offres qui définira l'offre qui sera retenue.

Les subventions

En parallèle, vous pouvez faire des demandes de subventions pour financer votre projet. Attention : la commande ne peut être faite avant réception des avis d’obtention des subventions, sauf réglementations particulières.Toute demande devra être justifiée par une délibération soit du Conseil municipal soit du Conseil communautaire.

Vous trouverez dans ce lien tous les détails pour obtenir des subventions.

Paramétrage

Un logiciel de bibliothèque est un produit standard qui s’adresse uniformément aux différents types de bibliothèques. Il va falloir l’adapter, le paramétrer avec les spécifications établies dans le cahier des charges. Ce paramétrage va conditionner le fonctionnement de la bibliothèque : droits des utilisateurs du logiciel, règles de prêt, des éditions des différents courriers et des pratiques d'envois.
Le paramétrage doit être effectué au moment de l'installation, même si l'on peut le reprendre par la suite.

Formation

La formation a pour objectif de rendre les utilisateurs autonomes en fonction de leur posture et de leurs rôles dans la bibliothèque : elle est effectuée par le fournisseur de la solution informatique, on peut distinguer plusieurs profils d‘utilisateurs à former :

• les administrateurs : les bibliothécaires qui auront accès à toute les fonctions. La formation doit donc être complète.
• le reste du personnel professionnel ou bénévole qui aura à effectuer les tâches quotidiennes sur le logiciel.

Le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD)

Le RGPD a pour objectif de protéger les données personnelles des individus et de permettre à tout citoyen de donner son consentement quant à la récole de ses données personnelles.

Votre collectivité doit pouvoir prouver à tout moment la conformité du traitement des données de votre SIGB avec le RGPD sous peine de sanction. L’usager doit être informé du traitement de ses données personnelles : il doit donnerson consentement explicite, avec un droit d’accès, de rectification et d’effacement.

Avec l'appui de votre fournisseur, vous devrez identifier tous les documents et fichiers qui contiennent des données personnelles puis les transmettre au Délégué à la Protection des Données (DPO) de votre collectivité.

Le suivi

L'outil informatique, SIGB ou portail doit être disponible à tout moment, un contrat de maintenance doit être établi entre la collectivité et la société d'informatique ; il comprendra les conditions de la maintenance, les délais d'intervention, les coûts éventuels de développements spécifiques, les conditions de mise à jour du produit.
Il faut aussi prévoir des coûts de fonctionnement liés à l’hébergement et à la maintenance.